Collectes : Récolter des paiements pour les adhésions - 🖥️

Chaque nouvelle saison est marquée par la gestion des (ré)inscriptions.

Temps fort au sein de tous les clubs, nous savons à quel point cette période peut-être chargée pour les dirigeants. 

En tant qu'admin de club, vous pouvez centraliser le suivi des adhésions et recevoir des paiements de la part de vos membres. 

• Je crée ma première campagne d'adhésion
• Quelles sont les informations bancaires à donner ? 
• Y a-t-il des frais ? 

Je crée ma première campagne d'adhésion

Au sein de mon équipe/club, cliquez sur l'onglet Collectes du menu principal pour créer votre première campagne. Choisissez ensuite Adhésions et suivez les différentes étapes.

Informations

Vous devez préciser les informations (obligatoires) suivantes :

• Nom de l'adhésion
• Période de validité de l'adhésion

Cette dernière n'est pas la durée pendant laquelle les participants pourront payer, mais la durée pendant laquelle ils auront accès au service que mon club leur vend.

Pour remplir ce champ, je peux me poser les questions suivantes, en fonction de mes besoins : Combien de temps sera valable la licence de mon adhérent ? Quelle est la durée du séjour/du stage ? A quelle(s) date(s) aura lieu le tournoi/le match ?

Vous pouvez également remplir les informations (optionnelles) :

• Description

Ce champ vous permet de donner toute information utile à la compréhension du processus d'inscription pour vos futurs membres. Vous pouvez également ajouter tout type de fichier.

Les fichiers pourront être téléchargé par les participants depuis la page de l'adhésion, pensez donc à y joindre tous les documents nécessaires à l'inscription (ex : charte du club à signer et joindre au formulaire). Les images sont, elles, affichées en miniature et peuvent servir à illustrer la collecte ou apporter des informations (ex : affiche de communication).

•  Informations de contact

Par défaut, ces informations seront remplies avec les informations de contact de l'administrateur ayant authentifié le compte du club auprès de Stripe. Vous pouvez modifier ces coordonnées pour y mettre celles du responsable de l'adhésion.

NB : Toutes les informations renseignées dans cette étape seront affichées sur la première page de votre collecte.

Tarifs

S'il s'agit de votre toute première collecte, avant de créer vos tarif, vous devez choisir la devise dans laquelle vous souhaitez collecter les paiements de vos membres.

Attention : vous ne pourrez plus modifier cette devise une fois votre choix enregistré.

• Si vous choisissez l'Euro (€) ou la Livre Sterling (£), le paramètre de commissions défini par défaut pour cette collecte sera celui du pourboire, aucun frais ne s'appliquera pour votre association (vous pourrez modifier ce paramètre pour vos autres collectes).
• Si vous choisissez le Dollar américain ($US), le Dollar canadien ($CA) ou le Franc suisse (CHF), alors vous devrez choisir le paramètre de commission à appliquer par défaut à vos collectes (vous pourrez modifier ce paramètre pour vos autres collectes).

Une fois votre devise et vos paramètres de commissions définis, listez les différents tarifs proposés par votre club dans la grille tarifaire de la collecte.

Ajoutez autant de prix différents que nécessaire. Vous pouvez avoir un tarif pour les anciens joueurs et un tarif pour les nouveaux, par exemple.

Formulaire

Créez des formulaires à compléter par les adhérents, l'article suivant vous accompagne pour créer vos formulaires : Créer et gérer des formulaires

Moyens de paiement

Le paiement en ligne en une fois est toujours activé pour vos toutes collectes.

Vous pouvez également proposer à vos participants d'échelonner leur paiement en 3 fois, les échéances seront alors espacées d'un mois à partir de la date du premier paiement. Les 2 paiements suivants seront prélevés automatiquement sur la carte du participant.

Enfin, précisez si les membres peuvent utiliser un autre moyen de paiement que la carte bancaire (ex : espèces, chèque, ou encore avec pass sport...) pour leur adhésion : 

Diffusion

Dans cette dernière étape de la création de votre adhésion, décidez de la manière dont vous souhaitez la diffuser et suivre les participations. Vous devez définir :

• Le type de diffusion :
  • Une collecte publique sera accessible pour tous vos membres mais aussi pour des personnes hors du club qui disposeront du lien d'accès.
  • Une collecte privée ne sera accessible qu'aux membres que vous aurez invité à participer.
• La période de diffusion :
  • Une collecte sans période de diffusion sera ouverte de manière indéfinie à partir de sa mise en ligne.
  • Si vous fixez des dates de début et/ou de fin, elles définiront la date à partir de laquelle les participant auront accès à la collecte ainsi que celle à partir de laquelle plus personne ne pourra participer.
• Les notifications :
  • Organisateur : si vous activez ces notifications, vous recevrez un rappel dès qu'au moins une personne aura participer à la collecte dans l'intervalle de jours indiqué.
  • Participants : si vous cochez cette case, les membres que vous aurez invité pourront recevoir des relances automatiques plusieurs jours après la mise en ligne de la collecte.

Une fois tous les paramètres de votre collecte remplis, votre campagne est enfin prête à être diffusée.

Vous pouvez d'ailleurs la prévisualiser, pour vérifier les informations que verront vos participants.

⚠️ Avant de pouvoir inviter vos membres à vos campagnes d'adhésion, vous devez faire authentifier votre compte en ajoutant vos informations bancaires.

Une fois votre compte validé, vous pouvez directement diffuser directement votre collecte via l'invitation de membre ou en partageant en lien, selon les paramètres de diffusion que vous aurez choisis.

Quelles sont les informations bancaires à donner ? 

Pour garantir la sécurité de vos transactions financières, SportEasy a mis en place un partenariat avec Stripe. 

Les informations bancaires sont celles fournies par le club. 

1. Mon club a validé son compte sur Stripe :

Vous pouvez créer votre campagne d'adhésion. Les fonds iront sur le compte bancaire que le club a saisi sur Stripe. 

2. Mon club n'a pas encore validé son compte sur Stripe :

Un des administrateurs du club doit valider cette étape. La liste des documents à fournir est précisée dans l'article suivant : Quels documents dois-je fournir pour authentifier mon compte ?

⚠️ Vous ne pourrez récolter des paiements que lorsque Stripe aura validé votre compte.

Y a-t-il des frais ? 

La gestion des adhésions peut être totalement gratuite pour votre club si vous collectez des paiements en € ou en £ : en savoir plus.

Si vous collectez des paiements en $US, $CA ou CHF, des frais s'appliquent sur tous les paiements en ligne : en savoir plus.