Collectes : Récolter des paiements pour une activité - 🖥️

La vie d'un club ne repose pas que sur les matchs et entrainements. Pour créer du lien entre les membres, nous savons que vous organisez de nombreuses activités tout au long de l'année. 

En tant qu'admin de club, vous pouvez désormais gérer vos activités (stages, tournois, repas de fin d'année, sortie en équipe, évènement extra-sportif...) sur SportEasy et recevoir des paiements de la part de vos joueurs. 

Pour plus de détails : 

• Créer une collecte pour une activité 
• Suivre les paiements et réponses au formulaire de mes participants 
• Quels sont les frais ? 

Créer une collecte pour une activité 

Depuis votre espace club, rendez-vous dans l'onglet Collectes et choisissez Activité

Informations

Renseignez d'abord les informations obligatoires concernant votre activité :

• Nom de l'activité
• Date et heure de l'activité (obligatoire uniquement pour la date de début, mais optionnelle pour la date de fin)
• Lieu de l'activité

Vous pouvez également remplir les informations (optionnelles) :

• Description

Ce champ vous permet de donner toute information utile à la compréhension du processus d'inscription pour vos participants. Vous pouvez également ajouter tout type de fichier.

Les fichiers pourront être téléchargé par les participants depuis la page de l'activité, pensez donc à y joindre tous les documents nécessaires à l'inscription (ex : droits à l'image à signer et joindre au formulaire). Les images sont, elles, affichées en miniature et peuvent servir à illustrer la collecte ou apporter des informations (ex : affiche de communication).

•  Informations de contact

Par défaut, ces informations seront remplies avec les informations de contact de l'administrateur ayant authentifié le compte du club auprès de Stripe. Vous pouvez modifier ces coordonnées pour y mettre celles du responsable de l'activité.

NB : Toutes les informations renseignées dans cette étape seront affichées sur la première page de votre collecte.

Tarifs

Déterminez les différents tarifs pour votre activité : 

NB : Si cette activité est la première collecte que vous créez, vous aurez à sélectionner la devise et les paramètres de gestion des commissions de vos collectes : en savoir plus.

Vous pouvez limiter la quantité qui pourra être achetée par chaque participant pour chaque tarif.

Ex : Permettre à une personne de ne payer que pour 2 repas, ou encore d'acheter seulement 3 places pour assister à un match.

Formulaire

Créez des formulaires à compléter par les participants et leurs accompagnants, l'article suivant vous accompagne pour créer vos formulaires : Créer et gérer des formulaires

Moyens de paiement

Le paiement en ligne en une fois est toujours activé pour vos toutes collectes.

Vous pouvez également proposer à vos participants d'échelonner leur paiement en 3 fois, les échéances seront alors espacées d'un mois à partir de la date du premier paiement. Les 2 paiements suivants seront prélevés automatiquement sur la carte du participant.

Enfin, précisez si les membres peuvent utiliser un autre moyen de paiement que la carte bancaire (ex : espèces, chèque, ou encore avec pass sport...) : 

Diffusion

Dans cette dernière étape de la création de votre activité, décidez de la manière dont vous souhaitez la diffuser et suivre les participations. Vous devez définir :

• Le type de diffusion :
  • Une collecte publique sera accessible pour tous vos membres mais aussi pour des personnes hors du club qui disposeront du lien d'accès.
  • Une collecte privée ne sera accessible qu'aux membres que vous aurez invité à participer.
• La période de diffusion :
  • Une collecte sans période de diffusion sera ouverte de manière indéfinie à partir de sa mise en ligne.
  • Si vous fixez des dates de début et/ou de fin, elles définiront la date à partir de laquelle les participant auront accès à la collecte ainsi que celle à partir de laquelle plus personne ne pourra participer.
• Les notifications :
  • Organisateur : si vous activez ces notifications, vous recevrez un rappel dès qu'au moins une personne aura participer à la collecte dans l'intervalle de jours indiqué.
  • Participants : si vous cochez cette case, les membres que vous aurez invité pourront recevoir des relances automatiques plusieurs jours après la mise en ligne de la collecte.

Une fois tous les paramètres de votre collecte remplis, votre campagne est enfin prête à être diffusée.

Vous pouvez d'ailleurs la prévisualiser, pour vérifier les informations que verront vos participants.

Selon les paramètres de diffusion choisi précédemment, vous pourrez choisir de publier ou non votre activité, d'inviter des membres ou de la diffuser via un lien.

NB : avant de diffuser votre activité, assurez vous de bien avoir authentifié votre compte auprès de Stripe pour pouvoir collecter des paiements.

Suivre les participants à mon activité

Depuis l'onglet participants, suivez les paiements réalisés par vos membres, envoyez des relances et consultez les formulaires complétés.

Vue globale

Depuis cette vue, suivez le statut de paiement de vos participants ainsi que le statut de remplissage de leur formulaire.

Vous pouvez inviter, relancer et supprimer vos participants de manière individuelle ou collective, en vous servant du bouton d'actions groupées.

Toutes les données de ce tableau peuvent être triées, filtrées et exportées pour une gestion plus fine de votre collecte.

Pour chaque participant, vous pouvez consulter le détail de ses transactions ainsi que son formulaire.

Réponses au formulaire

Cet onglet regroupe l'ensemble des formulaires soumis par vos participants, il permet de connaître le nombre de participants à votre activité et de consulter, éditer, exporter et transférer les données selon vos besoins.

NB : La mention "Invité de ..." est affichée pour chaque formulaire lié à un participant qui a réalisé le paiement.

Par exemple : si Karim Bennatta a sélectionné 3 tarifs, il s'en attribue un et attribue les 2 autres à Julien Fichon et Mohammed Sitri (cf. capture ci-dessus), ces derniers sont donc des invités de Karim.

Transactions

Consultez ici l'ensemble des transactions réalisées pour le compte de vos participants. Vous pouvez éditer les transactions enregistrées manuellement, mais pas les transactions par carte bancaire.

Exportez si besoin l'ensemble des transactions pour les intégrer dans votre logiciel de comptabilité.

Quels sont les frais ?

La gestion des activités peut être totalement gratuite pour votre club si vous collectez des paiements en € ou en £ : en savoir plus.

Si vous collectez des paiements en $US, $CA ou CHF, des frais s'appliquent sur tous les paiements en ligne : en savoir plus.