Collectes : Récolter des paiements pour des pré-commandes - 🖥️

Générer des revenus supplémentaires est une des priorités pour les dirigeants de club.

Organiser des ventes ponctuelles durant la saison est un bon moyen de récolter rapidement ce complément. 

Votre boutique et votre buvette peuvent remplir ce rôle, mais la gestion des stocks est souvent un casse-tête et peut constituer un risque en termes d'investissement initial si les ventes ne sont pas suffisantes.

SportEasy vous permet d'anticiper en récoltant d'abord les paiements de vos membres dans une pré-commande. Vous pourrez ensuite commander sereinement auprès de vos fournisseurs, en fonction de la quantité de chaque produit.

En tant qu'admin de club, vous pouvez mettre en vente des produits allant des nouveaux survêtements pour la saison aux différents menus du repas de fin d'année, en passant par des goodies aux couleurs du club ! 

Sommaire 📖 

• Préparer ma pré-commande sur SportEasy
• Suivre les paiements de mes membres 
• Quels sont les frais ? 

Préparer ma pré-commande sur SportEasy 

Depuis votre espace club, rendez-vous dans l'onglet Collectes et choisissez Pré-commande

Informations

• Nommez votre Pré-commande pour la retrouver plus facilement (obligatoire)

Vous pouvez également remplir les informations (optionnelles) :

• Description

Ce champ vous permet de donner toute information utile à la compréhension du processus de pré-commande pour vos acheteurs. Vous pouvez également ajouter tout type de fichier.

Les fichiers pourront être téléchargé par les participants depuis la page de la pré-commande, pensez donc à y joindre tous les documents pertinents (ex : grille des tailles). Les images sont, elles, affichées en miniature et peuvent servir à illustrer la collecte ou apporter des informations (ex : affiche de communication).

•  Informations de contact

Par défaut, ces informations seront remplies avec les informations de contact de l'administrateur ayant authentifié le compte du club auprès de Stripe. Vous pouvez modifier ces coordonnées pour y mettre celles du responsable de la pré-commande.

Produits

• Créez vos produits en définissant un nom et un prix (obligatoire)
• Ajoutez une description et une limite de produits par commande (optionnel)
• Ajoutez jusqu'à 4 photos par produit (optionnel)
• Choisissez de limiter ou non la quantité par commande (optionnel)

Retrouvez la liste de vos produits et ajoutez-en autant que vous voulez :

Moyens de paiement

Le paiement en ligne en une fois est toujours activé pour vos toutes collectes.

Vous pouvez également proposer à vos participants d'échelonner leur paiement en 3 fois, les échéances seront alors espacées d'un mois à partir de la date du premier paiement. Les 2 paiements suivants seront prélevés automatiquement sur la carte du participant.

Enfin, précisez si les membres peuvent utiliser un autre moyen de paiement que la carte bancaire (ex : espèces, chèque, ou encore avec pass sport...) : 

Diffusion

Dans cette dernière étape de la création de votre pré-commande, décidez de la manière dont vous souhaitez la diffuser et suivre les participations. Vous devez définir :

• Le type de diffusion :
  • Une collecte publique sera accessible pour tous vos membres mais aussi pour des personnes hors du club qui disposeront du lien d'accès.
  • Une collecte privée ne sera accessible qu'aux membres que vous aurez invité à participer.
• La période de diffusion :
  • Une collecte sans période de diffusion sera ouverte de manière indéfinie à partir de sa mise en ligne.
  • Si vous fixez des dates de début et/ou de fin, elles définiront la date à partir de laquelle les participant auront accès à la collecte ainsi que celle à partir de laquelle plus personne ne pourra participer.
• Les notifications :
  • Organisateur : si vous activez ces notifications, vous recevrez un rappel dès qu'au moins une personne aura participer à la collecte dans l'intervalle de jours indiqué.
  • Participants : si vous cochez cette case, les membres que vous aurez invité pourront recevoir des relances automatiques plusieurs jours après la mise en ligne de la collecte.

Prévisualiser

Vous pouvez accéder à une pré-visualisation de de votre pré-commande à tout moment lors de son processus de création, via le bouton "Prévisualiser" en haut à droite de l'écran.

Découvrez ainsi ce que verrons vos membres lorsqu'ils participeront à votre pré-commande :

Vous serez plus serein pour lancer vos invitations et commencer à récolter des paiements !

Une fois tous les paramètres de votre collecte remplis, votre campagne est enfin prête à être diffusée.

Selon les paramètres de diffusion choisi précédemment, vous pourrez choisir de publier ou non votre activité, d'inviter des membres ou de la diffuser via un lien.

NB : avant de diffuser votre activité, assurez vous de bien avoir authentifié votre compte auprès de Stripe pour pouvoir collecter des paiements.

Suivre les paiements de mes membres

Vue globale

Depuis cet onglet , suivez les paiements réalisés par vos membres, envoyez des relances et consultez le détail de chaque commande.

Vous pouvez inviter, relancer et supprimer vos participants de manière individuelle ou collective, en vous servant du bouton d'actions groupées.

Toutes les données de ce tableau peuvent être triées, filtrées et exportées pour une gestion plus fine de votre collecte.

Pour chaque participant, vous pouvez consulter le détail de sa commande et de ses transactions.

Transactions

Consultez ici l'ensemble des transactions réalisées pour le compte de vos participants. Vous pouvez éditer les transactions enregistrées manuellement, mais pas les transactions par carte bancaire.

Exportez si besoin l'ensemble des transactions pour les intégrer dans votre logiciel de comptabilité.

Quels sont les frais ?

La gestion des pré-commandes peut être totalement gratuite pour votre club si vous collectez des paiements en € ou en £ : en savoir plus.

Si vous collectez des paiements en $US, $CA ou CHF, des frais s'appliquent sur tous les paiements en ligne : en savoir plus.