Collectes : Gérer les réductions manuelles - 🖥️

  Fonctionnalité PREMIUM et CLUB uniquement

Bonne nouvelle : vous pouvez désormais appliquer des réductions manuelles dans vos collectes sur SportEasy !

Cette fonctionnalité vous permet en tant qu’administrateur de gérer une grille tarifaire plus souple et équitable pour vos adhésions, votre boutique ou vos activités.

Vous pouvez ainsi ajuster le montant à payer pour certains membres — par exemple en accordant une remise aux familles nombreuses, bénévoles, ou dans des cas particuliers — tout en conservant une trace claire et organisée de chaque modification.

Dans cet article, en tant qu'administrateur, vous allez découvrir comment appliquer une réduction manuelle et ce que cela implique pour votre collecte.

Création d'une réduction manuelle pour un participant  

Créer une réduction 

Les réductions sont calculées sur l'ensemble du panier et peuvent être de 2 types : 

• Fixe, en euros,
• En pourcentage, 

Les réductions se créent qu'au moment de leur première application.

Concrètement, vous devez aller dans l'onglet Suivi des participants d'une collecte, puis dans l'onglet Participants ou Payeurs. Sur la ligne du membre concerné, cliquez sur les actions disponibles pour Appliquer une réduction. Il est possible d’enregistrer une combinaison Nom de la réduction + Montant/Pourcentage pour la réutiliser facilement par la suite. 

Il y a 2 façons d'appliquer une réduction manuelle. Elle peut s'appliquer avant ou après le paiement.

Appliquer une réduction avant le paiement 

La première étape est d'attribuer un tarif au participant. Vous pouvez le faire de 2 façons : 

• Dans l'onglet Diffusion dans votre collecte, l'action d'attribution d'un tarif à des membres apparait sur cette page. 

• Dans l'onglet Suivi des participants puis dans l’onglet Participants, sur la ligne du membre, l’option "Attribuer un tarif" se trouve dans les "…" de la colonne Action. 

La deuxième étape est, dans l'onglet Suivi des participants, dans l'onglet Participants ou Payeurs, cliquer dans les Actions sur Appliquer une réduction. Dans la liste déroulante, vous aurez le choix de sélectionner une réduction déjà existante et en créer une nouvelle. 

Si vous sélectionnez une réduction déjà existante, alors elle s'appliquera directement dans le récapitulatif sur l'ensemble du panier. 

Si vous voulez créer une réduction, dans la liste déroulante, il faut cliquer sur +Ajouter une nouvelle réduction. Vous devrez choisir son nom, son type (€ ou %), son montant ou pourcentage et vous aurez la possibilité d'ajouter un texte explicatif en lien avec cette dernière. 

Exemple de création de réduction en €.

Une fois que vous enregistrez, le panier de collecte du membre invité se met automatiquement à jour et le membre sera notifié de cette réduction. La réduction s’affiche dans son récapitulatif à chaque étape du processus de participation.

Exemple de panier après attribution d’une réduction et avant le paiement

Appliquer une réduction après le paiement

Il est possible d’attribuer une réduction une fois qu’une transaction manuelle a été enregistrée.

Dans le Suivi des participants puis dans l’onglet Participants ou Payeurs d’une collecte, le statut du membre apparaîtra alors comme « En cours ».
Depuis les actions disponibles, vous pouvez choisir Appliquer une réduction, puis soit sélectionner une réduction existante, soit en créer une nouvelle.

A savoir 

• Il y aura toujours l'information du tarif de base dans le panier. 

• La réduction manuelle s’applique à l’ensemble du panier et est cumulable avec d’autres réductions. Les réductions en % sont toujours calculées sur la base du montant du panier avant réduction. 

• Le montant de la réduction ne peut pas dépasser le montant restant dû pour le panier concerné. Par exemple, si la totalité du montant a été payé, il n'est pas possible d'attribuer une réduction. 

• Il n’est pas possible d’attribuer une réduction une fois qu’un membre a entamé un paiement en plusieurs fois. 

• Une personne bénéficiant d'un tarif gratuit n'est pas éligible à une réduction.

Lire et suivre les réductions manuelles attribuées

Les réductions appliquées sont lisibles à plusieurs endroits de la collecte : 

• Dans l'onglet Payeurs, vous pouvez lire le montant de la réduction globale appliquée au membre.
• Dans l'onglet Réductions Appliquées, un tableau détaillé affiche chaque réduction attribuée à un membre, avec une ligne par réduction appliquée.

Suppression d'une réduction manuelle pour un participant 

Il n'est pas possible d'éditer une réduction manuelle, aussi bien sur la forme (libellé) que sur le fond (montant). Vous pouvez seulement supprimer celle déjà appliquée à un membre

Pour cela, il faut aller dans l'onglet Suivi des Participants de votre collecte, puis dans Réductions Appliquées. Dans les 3 points de la colonne Action, vous pourrez supprimer la réduction attribuée. Attention, cette action est irréversible. 

Si vous supprimez une réduction, un membre qui a un statut "Payé" repassera en "En cours" car la totalité du panier ne sera plus payé. Il faudra donc régulariser manuellement. 

Vous ne pouvez pas supprimer une réduction dans l'Edition d'une collecte si la réduction a déjà été utilisée ou appliquée. Il faut d'abord supprimer une à une les réductions appliquées aux participants pour pouvoir la supprimer dans l'onglet Edition d'une collecte. 

Quelques cas d'usage d'utilisation de la réduction manuelle : 

• Avoir des membres qui remplissent des critères de réduction a posteriori d'un flux de paiement
• Avoir une population (comme les dirigeants) qui ne payent qu'une partie de leur adhésion
• Avoir des membres qui rejoignent un club ou une équipe en cours d'année