Vous avez créé une collecte pour gérer des adhésions, des inscriptions à une activité, une pré-commande d'équipements ou encore une campagne de dons ?
On vous explique comment interpréter les informations disponibles pour un bon suivi des paiements et des inscriptions.
Statut de paiement
On distingue le statut du participant et le statut de la transaction.
Statut du participant
Un participant peut avoir l'un des statuts suivants :
- Non payé : aucun paiement n'a été effectué
- En cours : une partie du total a été payée
- À venir : une partie du total a été payée, et au moins un paiement complémentaire est programmé à une date différée
- Échec : l'un des paiements qui étaient programmés a échoué
- Payé : 100% du total a été payé
Le statut de paiement du participant va dépendre de celui de son payeur, une fois la première transaction enregistrée. Plusieurs participants peuvent être reliés au même payeur et donc partager le même statut.
Statut du payeur
Un payeur peut avoir l'un des statuts suivants :
- En cours : une partie du total a été payée
- À venir : une partie du total a été payée, et au moins un paiement complémentaire est programmé à une date différée
- Échec : l'un des paiements qui étaient programmés a échoué
- Payé : 100% du total a été payé
Le payeur apparaît dès lors qu'au moins une transaction a été enregistrée pour un ou plusieurs participants. Le total à payer représente le montant cumulé des montants dûs par chaque participant lié au payeur.
Statut de la transaction
Une transaction peut avoir l'un des statuts suivants :
- À venir : le paiement est programmé à une date différée
- Échec : le paiement a échoué
- Payé : le paiement est validé
Chaque transaction est unique et indépendante des autres transactions d'un même payeur. Chaque transaction est reliée à un payeur unique et à un ou plusieurs participants.
Statut de remplissage du formulaire
Dans le cadre d'une collecte en ligne, un participant doit remplir un formulaire.
On représente le statut de remplissage du formulaire par une icône associée à chaque participant.
L'icône peut avoir l'une des couleurs suivantes :
- Gris - Vide : le participant n'a pas encore consulté le formulaire
- Rouge - Incomplet : le participant a consulté le formulaire mais n'a pas terminé de le remplir
- Vert - Complet : le participant a rempli et validé son formulaire
Chaque participant doit renseigner au minimum son nom et prénom avant de remplir son formulaire. Cela permet de l'identifier et de l'associer à son historique de transactions.
L'email est optionnel pour les participants invités, ainsi que pour les participants ayant un compte parent sur SportEasy.
NB : Vous pouvez modifier les coordonnées (Nom, Prénom, Email) des participants invités après qu'ils aient participé à la collecte. Pour vos membres, rendez-vous dans leur fiche membre personnelle pour éditer ces informations.
Montant dû vs. Montant collecté
Pour les participants
Le montant dû dépend du tarif sélectionné pour le participant à la collecte.
Pour les participants, on affiche uniquement ce montant dans le tableau, le montant collecté dépend du payeur et des transactions qui lui sont liées.
Pour les payeurs
Le montant dû dépend de l'ensemble des tarifs sélectionnés pour les différents participants du panier.
Le montant collecté est le montant d'ores et déjà payée par le payeur à un instant T pour l'ensemble de ses participants. Il est la somme des montants collectés des transactions enregistrées pour son compte.
Exemple :
Nicolas Potier s'inscrit lui et son enfant au club, il choisit pour lui-même le tarif "Adultes" à 100,00€ et pour son enfant Enzo le tarif "Enfants" à 50,00€.
Le montant dû par Nicolas est donc de 100,00 + 50,00 = 150,00€.
Par ailleurs, Nicolas a choisi de payé en 3 fois sans frais. Deux paiements de 50,00€ ont déjà été réalisés, le montant collecté est donc de 100,00€.
Montant collecté vs. Montant payé
Si vous avez mis en place le système de pourboire, le montant collecté par votre club (ou équipe) est égal au montant payé par le participant.
Si vous avez mis en place le système de commissions payées par votre club (ou équipe), le montant collecté est inférieur au montant payé.
En effet, dans ce cas de figure les frais de transactions (1.3%) sont payés par votre club (ou équipe) et sont déduits des montants payés par vos membres.
Exemple : Sophie paye 100€, vous recevez 98,7€.
Statut des virements
Un virement peut avoir l'un des statuts suivants :
- Envoyé : le transfert des fonds a été enclenché
- Délivré : les fonds ont été reçus sur le compte de l'association
Pour tout savoir sur les virements bancaires effectués vers le compte de votre association, lisez notre article dédié.
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