Convoquer ses joueurs et les relancer - 🖥️

En tant que coach, joueur-coach ou administrateur de l'équipe je veux convoquer des joueurs à un match (ou à tout autre événement).

Nouveau : Vous nous avez remonté qu'il était difficile de convoquer les joueurs qui rejoignent votre équipe en cours de saison. 

Pour simplifier votre gestion, les nouveaux joueurs seront maintenant convoqués automatiquement aux évènements ouverts (si les convocations automatiques sont sélectionnées)

Si vous avez choisi les convocations manuelles, il faudra les convoquer manuellement. 

Paramétrage des convocations, relances, liste d'attente...

Il vous faut comprendre tous les aspects relatifs au paramétrage de la convocation :

• Types de convocation
• Relancer les joueurs qui n'ont pas répondu
• Mettre en place une liste d'attente

Notez que vous pouvez choisir ces paramètres :

• directement lors de la création de l'événement (vous pouvez ensuite choisir de les appliquer à tous les événements de la catégorie, par exemple toute votre saison de championnat) ;
• sur la page de modification des paramètres de convocation de l'événement (découvrez comment modifier un événement dans cet article) ;
• sur la page de paramètres d'une catégorie d'événements (lire l'article dédié).

Types de convocation

Pour un événement donné, ou pour tous les événements d’une catégorie (tous les matchs d’un championnat par exemple), vous avez deux options pour convoquer vos joueurs.

• Convocation automatique : Tous les joueurs reçoivent automatiquement une convocation X jours avant la date de l’événement, et peuvent indiquer leur disponibilité (par défaut, il s'agit de 5 jours mais vous pouvez choisir ce que vous voulez). Les joueurs occasionnels ne recevront pas cette convocation automatique (vous pouvez en convoquer manuellement par la suite, s’il vous manque des joueurs). Cette option est notamment intéressante pour paramétrer une fois pour toutes des convocations automatiques pour des événements récurrents sur toute la saison (ex. : entraînements, matchs entre amis).

• Convocation manuelle : Cela vous permet de choisir un par un les joueurs que vous souhaitez convoquer. Depuis la page de l’événement, convoquez manuellement les joueurs de votre choix quand vous le souhaitez. Cette option est plus adaptée pour un coach qui voudrait choisir les joueurs les plus en forme, quelques jours avant un match.

Paramètres de convocation sur le site web SportEasy.

Relancer les joueurs qui n'ont pas répondu

1) Relance automatique :

Lorsque vous créez un événement, l'option "Relancer automatiquement les joueurs qui ne répondent pas" est activée par défaut.

Vos joueurs reçoivent automatiquement une relance entre la première notification et l'événement, en cas d’absence de réponse de leur part.

La relance automatique est envoyée à mi-chemin entre l'envoi de la convocation et le début de l'événement.

Exemple :

• Convocation envoyée lundi à 20h
• Match vendredi à 20h
• Relance automatique envoyée mercredi à 20h aux joueurs "En attente de réponse"

2) Relance manuelle :

En plus de la relance automatique, vous pouvez à n'importe quel moment décider de relancer manuellement les joueurs dont vous êtes toujours en attente de réponse. Pour cela, vous pouvez cliquer sur l'icône en forme de cloche (sur le site) ou de sifflet (sur l'app mobile) dans l'onglet de gestion des présences de l'événement.

Important : Evitez de relancer plusieurs fois de suite vos joueurs. Ils recevront à chaque fois une notification, cela risque de les déranger et donc de vous desservir.

Mettre en place une liste d'attente

Ce fonctionnement est expliqué dans un article dédié (en savoir plus).

Réponses des joueurs (ou de leurs parents)

Les joueurs concernés reçoivent un email de convocation, et/ou une notification push sur leur smartphone s'ils utilisent l'appli mobile SportEasy, et peuvent répondre sur leur disponibilité. Ils peuvent également paramétrer ces notifications. 

Dans le cas des équipes d'enfants, ce sont les parents qui reçoivent la convocation et y répondent pour le compte de leur enfant.

Une fois qu'ils reçoivent la convocation, les joueurs (ou leurs parents) peuvent répondre sur leur disponibilité ou leur absence :

• en cliquant sur OUI ou NON dans l'email 
• en cliquant sur la notification push de convocation, puis en répondant Présent ou Absent sur l'appli mobile

• directement sur la feuille de match, depuis le site web ou l'appli mobile SportEasy.

Suivi des disponibilités en temps réel

Vous pouvez suivre en 1 clin d’œil, sur votre ordinateur, votre tablette ou votre mobile, les disponibilités des joueurs sur la feuille de match depuis l'onglet Présences.

Suivi des présences/absences sur le site web SportEasy.

Vous pouvez également :

• mettre à jour le détail des présences/absences : changer le statut d'un joueur à sa place, par exemple lorsque vous faites l'appel en début de séance d'entraînement ;
• convoquer des joueurs supplémentaires : si vous n'avez pas assez de participants pour l'événement, ou avez oublié de convoquer certaines personnes.