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Convoquer ses joueurs et les relancer

Les explications en vidéo

Cette vidéo vous montre ce qu'il faut savoir sur les convocations et relances sur SportEasy en commençant par le paramétrage des convocations lors de la création d'un match.

Voici également des explications textuelles (paragraphes ci-dessous).

Qui peut convoquer ?

Sur SportEasy, les coachs, joueurs-coachs et administrateurs de l'équipe peuvent convoquer des joueur à un match (ou à tout autre événement). Les joueurs concernés reçoivent alors un email de convocation, et une notification push sur leur smartphone s'ils utilisent l'appli mobile SportEasy, et peuvent répondre sur leur disponibilité.

Notifiez vos joueurs par email et via l'appli mobile

Paramétrage des convocations

Pour un événement donné, ou pour tous les événements d’une catégorie (tous les matchs d’un championnat par exemple), vous avez deux options pour convoquer vos joueurs.

  • "Convoquer tous les joueurs automatiquement X jours avant le match" : tous les joueurs reçoivent automatiquement une convocation X jours avant la date de l’événement, et peuvent indiquer leur disponibilité (par défaut, il s'agit de 5 jours mais vous pouvez choisir ce que vous voulez). Les joueurs occasionnels ne recevront pas cette convocation automatique (vous pouvez en convoquer manuellement par la suite, s’il vous manque des joueurs). Cette option est notamment intéressante pour paramétrer une fois pour toutes des convocations automatiques pour des événements récurrents sur toute la saison (ex. : entraînements, matchs entre amis).
  • "Choisir les joueurs que je souhaite convoquer" : depuis la page de l’événement, convoquez manuellement les joueurs de votre choix quand vous le souhaitez. Cette option est plus adaptée pour un coach qui voudrait choisir les joueurs les plus en forme, quelques jours avant un match.

Paramétrez vos convocations

Vous pouvez ensuite activer deux options.

  • Cochez la case "Relancer automatiquement les joueurs qui ne répondent pas" pour que vos joueurs reçoivent automatiquement une relance entre la première notification et l'événement, en cas d’absence de réponse
  • Cochez la case "Les 1ers inscrits participent, les suivants sont sur liste d’attente" et renseignez le nombre de participants souhaité : une liste d’attente sera automatiquement créée une fois ce nombre atteint; en cas de désistement, le 1er de la liste d’attente sera retenu, et ainsi de suite.

Notez que vous pouvez choisir ces paramètres :

  • directement lors de la création de l'événement (vous pouvez ensuite choisir de les appliquer à tous les événements de la catégorie, par exemple toute votre saison de championnat)
  • sur la page de modification des paramètres de convocation de l'événement (accès via la roue dentée, en haut à droite de la boîte des infos du match sur la feuille de match ou au survol de la ligne du match sur le calendrier)
  • sur la page de paramètres d'une catégorie en cliquant sur "Calendrier > Paramétrage > Catégorie concernée".

Réponses des joueurs

Pour rappel, les joueurs reçoivent un email de convocation, et une notification push sur leur mobile s'ils ont l'appli SportEasy.

Une fois qu'ils reçoivent la convocation, les joueurs peuvent répondre sur leur disponibilité ou leur absence :

  • en cliquant sur OUI ou NON dans l'email (voir illustration ci-dessous)
  • en cliquant sur la notification push de convocation, puis en répondant OUI ou NON sur l'appli mobile
  • en en cliquant sur OUI ou NON directement sur la feuille de match, depuis le site web ou l'appli mobile SportEasy.

Nous allons également rendre possibles les convocations par SMS (voir l'article dédié). 

Suivi des disponibilités en temps réel

Vous pouvez ensuite suivre en 1 clin d’oeil, sur votre ordinateur, votre tablette ou votre mobile, les disponibilités des joueurs sur la feuille de match.

Suivez les disponibilités en temps réel

 

En tant que coach, vous pouvez :

  • changer le statut d’un joueur manuellement en le glissant-déposant dans le bon groupe sur la feuille de match (ex. : de "En attente de réponse" à "Absent"); si vous décidez de ne pas retenir un joueur que vous aviez convoqué, glissez-le dans les "Non retenus"
  • convoquer des joueurs supplémentaires en cliquant sur l’icône ‘+’ dans le menu "Actions", au-dessus de la liste des joueurs sur la feuille de match
  • adresser une relance manuelle aux joueurs qui n'ont pas répondu en cliquant sur l’icône ‘cloche’ dans le menu "Actions"; comme pour la relance automatique, ils recevront alors immédiatement un nouvel email et une nouvelle notification mobile les invitant à répondre à votre convocation.
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