En tant qu'administrateur, vous courrez toujours après vos membres pour qu'ils vous fournissent la moindre information.
Grâce au transfert de données depuis les collectes, profitez de la réinscription de vos membres au club pour mettre à jour votre base de données.
Pour les nouveaux membres, c'est encore mieux ! Ils devront d'abord remplir l'ensemble des informations requises pour leur inscription et payer leur cotisation avant d'intégrer le club (ou l'équipe). Vous pourrez ensuite les transférer dans le club (ou l'équipe) en ayant toutes les clefs en main pour la nouvelle saison.
📖 Sommaire :
- Récolter les informations de ses membres via un formulaire
- Mettre à jour les données de mes membres via le transfert de données
- Ajouter de nouveaux membres via le transfert de données
Récolter les informations de mes membres via un formulaire
Créez votre formulaire
Rendez-vous dans votre onglet Collectes pour créer une nouvelle Adhésion ou une nouvelle Activité, les formulaires n'étant disponibles que pour ces deux types de collecte.
Nous vous rappelons comment créer votre formulaire dans un article dédié.
Ajout d'une information personnalisée dans le formulaire de collecte
Pour simplifier l'import des données, nous vous recommandons d'utiliser les champs du tableau des membres.
Le membre pourra confirmer ou modifier les informations pré-remplies.
En cas de modification, il faudra qu'un administrateur réalise un transfert de ces données pour les mettre à jour.
Consultez les réponses au formulaire
Dans l'onglet Participants, retrouvez l'ensemble des réponses obtenues sous forme de tableau.
Vous pouvez filtrer, trier, exporter les données de ce tableau en fonction des réponses à chaque champ de votre formulaire.
Vue de toutes les réponses à un formulaire
Modifier les coordonnées des participants
Pour les participants non membres du club, reconnaissable par la mention Invité sur leur formulaire, vous pouvez modifier les coordonnées qui ont été renseignées.
Le Nom, le Prénom et l'adresse email qui ont été renseigné pour ces participants lors de leur inscription peut donc être corrigé en cas d'erreur ou complété en cas d'oubli.
NB : Cette action n'est pas possible pour des participants ayant déjà un compte SportEasy, rendez-vous dans vos Tableau des membres si vous souhaitez modifier leurs coordonnées.
Corriger les réponses au formulaire
Cliquez sur les [...] à droite pour modifier les informations d'un participant qui aurait pu commettre une erreur de remplissage ou omettre de remplir un champ.
Consulter et mettre à jour les données d'un formulaire
NB : Retrouvez dans le bandeau au dessus de chaque formulaire sa date de dernière mise à jour. Elle vous permettra de savoir à quelle date un formulaire a été soumis puis s'il a été modifié entre temps par l'un de vos collaborateurs.
Mettre à jour les données de mes membres via le transfert de données
En tant qu'administrateur, vous pouvez sélectionner les données à transférer vers les fiches personnelles de vos membres.
Réalisez votre premier transfert de données
Depuis l'onglet des Participants, cliquez sur le bouton Transférer les données.
Le bouton apparait une fois que vous avez récolté au moins une réponse
Vous pouvez choisir de transférer :
- Tous les formulaires remplis par vos participants.
- Les informations basées sur vos filtres actifs.
- Les informations sélectionnées manuellement.
NB : Si vous craignez de faire des erreurs lors de votre transfert, nous vous conseillons de faire un premier essai avec un petit nombre de formulaires.
Sélection des membres à transférer
Vous pouvez également sélectionner directement les membres que vous souhaitez transférer en cliquant à gauche de leur nom dans le tableau.
Cliquez ensuite sur le bouton Actions pour sélectionner Transférer les données vers mes membres.
Sélection manuelle des membres à importer
Une fois votre sélection terminée, vous devez choisir les informations à transférer dans votre tableau des membres.
Comme indiqué précédemment, si vous avez créé des champs de formulaire à partir de colonnes existantes du tableau des membres, alors nous détectons directement une correspondance entre le champ et la colonne.
Sélection et vérification des données à transférer
Vous pouvez choisir de faire correspondre chaque champ de votre formulaire avec une colonne du tableau des membres possédant les mêmes attributs.
Exemple : Si vous aviez créé un champ de formulaire Contact d'urgence de type Téléphone, alors vous ne pourrez le faire correspondre qu'avec une colonne du tableau des membres de type Téléphone.
Si aucune colonne du tableau des membres ne possède d'attribut identique à votre champ de formulaire, vous pouvez créer une nouvelle colonne directement depuis cette page.
Import d'une donnée qui n'existe pas dans le tableau des membres
Une fois votre sélection terminée, cliquez sur Continuer.
La dernière étape vous permet de vérifier que les données qui vont être transférées dans votre tableau des membres sont exactes.
Prenez le temps de consulter une dernière fois ce tableau avant de valider le transfert, vous ne pourrez pas éditer de données dans cette page. Si besoin, vous devrez quitter le flux pour modifier les formulaires de vos membres.
Dernière vérification avant l'import
Cliquez sur Mettre à jour X membres pour valider le transfert de vos données. Le transfert peut prendre quelques secondes à s'appliquer.
Une fois le transfert terminé, les données transférées s'afficheront dans votre tableau des membres.
NB : Si vous réalisez le transfert depuis une collecte dans une équipe de club, si vous avez décidé de transférer les données vers des colonnes synchronisées avec l'effectif du club, alors ces données seront également mises à jour au niveau du club. À l'inverse, si vous créez une nouvelle colonne ou que vous transférez les données vers une colonne spécifique à l'équipe, vous retrouverez uniquement les données dans votre effectif d'équipe.
Effectuez de nouveaux transferts de données
Vous pouvez transférer les données des membres autant de fois que vous le souhaitez.
A partir du second transfert, le paramétrage par défaut des données est celui du dernier transfert réalisé.
Vous pouvez modifier ces critères pour n'importer que les données de votre choix.
Sélection des membres à transférer avec vos paramètres par défaut
Retrouvez-y le détail des champs importés et non importés dans le paramétrage précédent.
NB : Si vous aviez importé un champ dans une colonne du tableau des membres dans un précédent transfert et que vous avez entre temps modifié cette colonne entre temps, alors le champ ne sera plus importé car il ne pourra plus correspondre à la colonne modifiée. Nous vous l'indiquons avec une info bulle dans la fenêtre.
Cas spécifique : colonne mise à jour entre 2 imports
Ajouter de nouveaux membres via le transfert de données
Le transfert de données des formulaires vers le tableau des membres est un nouveau moyen d'ajouter des membres dans votre effectif.
Dans le cas où vous avez diffusé votre collecte par le biais d'un lien public, ou si vous avez permis à votre participant de sélectionner plusieurs tarifs pour une activité,certains de vos participants se trouvent être extérieurs à votre club (ou votre équipe).
Ces participants ne sont pas comptabilisés dans les membres de votre club (ou équipe), nous les affichons avec un avatar Invité.
Formulaire d'une personne non membre du club
- Filtrer les réponses pour n'afficher que les invités.
- Sélectionner ces invités pour réaliser un transfert de données. Après le transfert, ils deviennent de nouveaux membres du club.
- Invitez les par mail depuis la page membres du club.
Lors du transfert, nous vous rappelons le nombre de nouveaux membres qui seront créés dans l'effectif.
Rappel des nouveaux membres que vous allez créer
Que vous soyez une équipe ou un club, l'ajout de nouveau membres par le biais d'un transfert a une influence sur votre facturation.
- Pour une équipe en abonnement Standard : veillez à ne pas dépasser la limite de 30 membres sinon vous devrez passer Premium.
- Pour une équipe en abonnement Premium : vous n'êtes pas limité dans le nombre de membres, mais songez à passer à un abonnement club si vous avez plusieures catégories.
- Pour une équipe de club avec un abonnement : les membres ajoutés à l'équipe seront également ajoutés à l'effectif du club, ce qui affectera la facturation du club.
- Pour un club avec un abonnement : les membres ajoutés à l'effectif du club viendront modifier la facturation du club, calculée sur la base du nombre de membres.
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