Admin - Créer le formulaire des parents et savoir transférer leurs données - 🖥️

SportEasy propose une section dédiée à la création des parents dans les formulaires de collecte. 

Elle permet aux administrateurs de récupérer des informations de base sur les parents des participants à une collecte et de créer automatiquement un parent rattaché à un membre grâce au transfert de données.

Cet article vous explique comment configurer le formulaire parent et comment fonctionnent la lecture, l’édition et le transfert des informations.

Créer le formulaire des parents 

Le formulaire des parents se configure à l'étape 3 dans la création des collectes d'activité et d'adhésion. 

Il peut être obligatoire ou non lors de la participation à la collecte. 

Le formulaire des parents est activé lorsqu’on le lie à des tarifs, créés à l'étape précédente (ex : “Tarif enfant”, “-18 ans”, etc.)

Le formulaire reprend les informations de base du formulaire que l'on retrouve dans l'onglet Parents dans le profil de membre. Il n’est donc pas possible de personnaliser les champs demandés aux parents. 

Ces champs sont communs à tous :

• Rôle (obligatoire)

• Nom (obligatoire)

• Prénom (obligatoire)

• Email (obligatoire)

• Téléphone

Lire, éditer et transférer les données des parents 

Lire

Une fois le formulaire configuré, la colonne Parent apparait comme dans le tableau des membres. 

Editer

Lors de sa participation, le parent ne pourra pas modifier ses données déjà renseignées. En tant qu'administrateur, vous pouvez les mettre à jour dans le Suivi des participants. 

Dans le Suivi des Participants, une section dédiée au formulaire apparaît et l'icône permet d'éditer les informations liées au parent. 

Transférer

Les données des parents sont transférables directement dans le profil de l’enfant grâce au bouton Transfert de données dans l'onglet Suivi des Participants. 

Lors de votre premier transfert, il suffira de faire correspondre le formulaire parent avec la colonne du tableau Parents proposée dans la liste déroulante. 

⚠️  Attention ! 

Si vous modifiez manuellement l’email ou le téléphone d’un parent dans le Suivi des participants, le transfert écrasera les anciennes données.

Si plus de 3 nouveaux parents sont créés dans le profil, alors certains parents ne seront pas transférés. L'administrateur recevra une notification détaillée par mail. 

Pourquoi on l'aime tant chez SportEasy ? 

Le formulaire rend moins probable les erreurs de saisie de nom/prénom/email sur les enfants/parents dans les collectes.

Quelques cas d'usage

• ETQ administrateur, dans le cadre de ma campagne d’adhésion, je souhaite récupérer les contacts des parents de mes membres mineurs.
• ETQ administrateur, pour lancer ma nouvelle saison, je veux mettre à jour la base de données de mes membres avec toutes leurs informations ainsi que celles de leurs parents.