Ajouter des informations personnalisées au profil des membres - 🖥️

🏆 Fonctionnalité disponible en abonnement PREMIUM ou CLUB 🏆

En tant que coach / admin, comment ajouter des informations personnalisées à un profil ? 

Vous pouvez facilement renseigner, pour chaque membre, les informations listées par défaut dans SportEasy : nom, prénom, email, téléphone ...

Mais si vous êtes administrateur (ou coach) d'une équipe ou d'un club, vous pouvez avoir besoin d'ajouter des informations personnalisées au profil de vos membres, par exemple : Taille du maillot, Cotisation à jour ou non, Capacité à arbitrer, Rôle secondaire dans l'équipe ...

Sachez que vous pouvez décider d'afficher/masquer ces données à vos joueurs, ou à leurs parents et gérer les droits d'édition de ces données.

On vous explique comment ajouter ces informations personnalisées :

• Dans l'effectif d'une équipe PREMIUM (non rattachée à un compte de club)
• Dans l'effectif d'un club ayant un abonnement CLUB
• Dans l'effectif d'une équipe rattachée à un club ayant un abonnement CLUB

Chaque information personnalisée est ensuite :

• Consultable dans une colonne du tableau d'effectif et modifiable via la même colonne dans le tableur d'édition des données
• Consultable et modifiable depuis le champs associé sur le profil d'un membre

Dans l'effectif d'une équipe PREMIUM (non rattachée à un compte de club)

Cette manipulation ne peut se faire que sur le site internet.

Vous devez être administrateur (ou coach) de l'équipe pour pouvoir faire cette manipulation :

• Aller dans l'effectif de l'équipe
• Cliquer sur l'icône permettant d'Éditer les colonnes 

Ajouter une colonne personnalisée :

En cliquant sur le texte associé en bas de la liste des colonnes, une fenêtre modale s'ouvre alors avec 5 attributs à remplir :

1) Nom de colonne :

Donnez un nom spécifique à votre colonne, afin que vous et vos membres puissiez facilement l'identifier et y remplir les informations correspondantes.

NB : Vous pouvez ajouter une description à cette colonne pour donner davantage de contexte aux membres qui la rempliront.

2) Catégorie :

Associez une catégorie à votre colonne parmi les suivantes : "Identité", "Informations sportives", "Santé" ou "Autres informations".

Ces catégories se retrouvent sur le profil des membres de l'équipe. Elles permettent de classer les informations proprement.

3) Type de champ :

Choisissez dans la liste déroulante le type de champ à saisir, ces types de champs impliqueront des contraintes pour les membres qui rempliront leurs informations, dans le but de simplifier le traitement des données par la suite.

Par exemple : pour une colonne de type Choix unique, vous pourrez définir les options disponibles pour vos membres, qui devront choisir parmi cette liste.

4) Visibilité :

Chaque colonne que vous créez dans le tableau d'effectif (correspondant à un champs associé sur le profil d'un membre) peut être rendue plus ou moins visible pour les différents membres de l'équipe.

Voici le détail des options :

• Tous les membres : tout le monde peut voir cette colonne et ses informations (même les parents des joueurs)
• Coachs + Joueurs coachs : seulement les personnes ayant le rôle de "coach" ou "joueur-coach" (en plus des "admins") peuvent voir la colonne et ses informations.
• Admins uniquement : les admins sont les seuls à voir la colonne/le champs s'afficher
• Ne pas afficher : Personne ne verra la colonne (ni même les admins)
  NB : un membre verra toujours une information renseignée pour lui dans le champ correspondant de sa fiche membre, sauf si la visibilité est Ne pas afficher.

5) Édition :

Vous pouvez également décider qui peut modifier les informations contenues dans les nouvelles colonnes :

Voici le détail des options :

• Le membre pour lui-même : le membre (ou son parent) peut modifier l'information contenue dans la colonne, les coachs et admins peuvent également modifier cette information
• Coachs + Joueurs coachs : seulement les personnes ayant le rôle de "coach" ou "joueur-coach" (en plus des "admins") peuvent entrer ou modifier des informations dans la colonne
• Admins uniquement : les admins sont les seuls à pouvoir éditer les informations contenues dans la colonne

Editer les colonnes existantes

• Depuis l'onglet Données, pour modifier le format ou la catégorisation de vos colonnes, vous pouvez modifier les 3 attributs suivants :

1) Nom de colonne :

Des colonnes existent par défaut (ex : nom, prénom, email, n° de licence, ...). Vous ne pouvez pas supprimer ces colonnes. Des contraintes s'appliquent également pour modifier la visibilité et l'édition de ces colonnes (en savoir plus).

Vous pouvez modifier le nom et ajouter une description à toutes les colonnes personnalisées que vous avez créées.

2) Catégorie :

Chaque colonne est associée à une "catégorie" différente : "Identité", "Sport", "Santé" ou "Autre".

Vous ne pouvez pas modifier la catégorie liée aux colonnes existant par défaut, mais vous pouvez changer celle de vos colonnes personnalisées.

3) Type de champ :

Les colonnes existantes par défaut ont un type bien défini qui ne peut pas être modifié (ex : Rôle est un champ de type choix multiple, auquel vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles options).

Vous pouvez par contre modifier le type de vos colonnes personnalisées, même si elles comportent déjà des données. Dans ce cas précis, si des données ont été remplies dans une colonne, on pourra alors modifier son type selon les contraintes précisées dans la table suivante :

NB : Tant qu'aucune donnée n'a été remplie dans une colonne, vous pouvez en modifier le type sans aucune contrainte.

• Depuis l'onglet Accès, pour définir qui peut voir ou éditer les informations de vos colonnes, modifiez les 2 attributs suivants :

4) Visibilité :

La visibilité des colonnes Nom, Prénom et Admin ne peut être modifiée, ces colonnes sont toujours visibles par tous les membres de votre équipe.

Vous pouvez par contre modifier la visibilité de toutes les autres colonnes, qu'elles existent par défaut ou qu'elles aient été créées par vous ou un autre coach/admin.

5) Édition :

Les droits d'édition sur une grande partie des colonnes existantes par défaut ne peuvent pas être modifiés. Pour plus de simplicité, nous avons détaillé dans le tableau ci-dessous l'ensemble de ces colonnes et les paramètres de visibilité et d'édition qui les régissent : 

Vous pouvez par contre modifier comme bon vous semble les droits d'édition liés aux colonnes personnalisées que vous avez créées.

• Depuis les deux onglets, déplacez la colonne dans la liste, pour changer son ordre d'affichage dans le tableau.

• Depuis les deux onglets, supprimez une colonne personnalisée, si besoin, en cliquant sur l'icône en forme de poubelle (Rappel : les colonnes par défaut ne peuvent pas être supprimées).

Une fois votre nouvelle colonne personnalisée créée, vous allez pouvoir renseigner les informations associées pour chaque membre depuis le tableau d'effectif ou depuis le champs associé sur le profil des membres.

Dans l'effectif d'un club ayant un abonnement CLUB

Cette manipulation ne peut se faire que sur le site internet.

Vous devez être administrateur (ou avoir un rôle adapté) du club pour faire cette manipulation :

• Aller dans l'effectif du club
• Cliquer sur l'icône permettant d'Éditer les colonnes 

Comme expliqué dans la section précédente, vous pouvez réaliser les mêmes actions dans l'édition des colonnes au niveau du club qu'au niveau d'une équipe :

• Ajouter une colonne personnalisée
• Éditer les colonnes
• Déplacer les colonnes
• Supprimer une colonne personnalisée

Il existe malgré tout des subtilités spécifiques à la gestion des données dans un club que nous avons préféré vous détailler dans un article dédié.

La différence principale réside dans la possibilité de créer des colonnes personnalisées au niveau du club et de choisir de les afficher dans les équipes de votre club.

Pour chaque colonne personnalisée, choisissez ainsi si vous souhaitez l'afficher uniquement dans l'effectif du club ou si vous voulez l'afficher dans toutes ou parties de vos équipes.

Les colonnes existant par défaut sur SportEasy sont, elles affichées par défaut dans toutes les équipes, vous ne pouvez pas modifier ce paramètre.

Grâce à cette synchronisation entre les données de votre effectif club et ceux de vos équipes, vous pouvez faire remplir les informations qui les concernent directement par vos membres ou par leurs coachs. Les données seront alors affichées dans votre tableau d'effectif au niveau du club.

Vous pouvez remplir, consulter, modifier ou supprimer toutes les données de vos membres depuis votre tableau d'effectif club et répercuter ces changements dans toutes vos équipes.

Dans l'effectif d'une équipe rattachée à un club ayant un abonnement CLUB

Cette manipulation ne peut se faire que sur le site internet.

Vous devez être administrateur (ou avoir un rôle adapté) du club, ou être coach dans l'équipe, pour pouvoir faire cette manipulation :

• Aller dans l'effectif de l'équipe
• Cliquer sur l'icône permettant d'Editer les colonnes 

Comme expliqué dans la première section, vous pouvez réaliser les mêmes actions dans l'édition des colonnes dans une équipe de club que dans une équipe Premium :

• Ajouter une colonne personnalisée
• Éditer les colonnes
• Déplacer les colonnes
• Supprimer une colonne personnalisée

La différence, pour une équipe de club par rapport à une équipe Premium, est que des colonnes créées au niveau du club peuvent être affichées dans l'effectif de votre équipe. 

En tant que coach de l'équipe, vous ne pouvez pas éditer cette colonne et en tant qu'admin, vous ne pouvez modifier cette colonne que depuis votre effectif club.

Les colonnes créées au niveau du club et affichées dans les équipes se distinguent visuellement avec une couleur plus claire, aucune action n'est possible dans la colonne de droite.

Vous pouvez cependant, en tant que coach, déplacer cette colonne pour vous faciliter la lecture.

Comme indiqué dans la section précédente vous pouvez, en tant que coach, saisir des données dans les colonnes créées au niveau du club qui sont affichées dans votre effectif d'équipe. Ces données sont synchronisées avec le tableau d'effectif du club, elles pourront donc être modifiées par vos admins.

NB : les colonnes créées par des coachs ou des admins directement dans l'effectif d'une équipe ne peuvent pas être synchronisées avec les effectifs du club ou d'autres équipes, il faudra pour ce faire créer une colonne au niveau du club.