Colectas : Cobrar los pagos de una actividad - 🖥️

La vida del club es mucho más que partidos y entrenamientos. Para crear vínculos entre los miembros, sabemos que organizas muchas actividades a lo largo del año.

Como administrador del club, ahora puedes gestionar tus actividades (cursos de formación, torneos, comidas de fin de año, salidas del equipo, eventos extradeportivos, etc.) en SportEasy y recibir los pagos de tus jugadores.

Para más detalles, haz clic aquí:

• Crear un cobro para una actividad
• Seguir los pagos de mis participantes y las respuestas al formulario
• ¿Cuáles son las cuotas?

Crear una colecta para una actividad

Desde el espacio club, ve a la pestaña Colecciones y selecciona Actividad

Datos

En primer lugar, rellena la información obligatoria sobre tu actividad :

• Nombre de actividad
• Fecha y hora de la actividad (obligatorio sólo para la fecha de inicio, pero opcional para la fecha final)
• Ubicación de la actividad

También puedes rellenar la siguiente información (opcional) :

• Descripción

Este campo te permitirá proporcionar cualquier información que ayude a tus participantes a entender el proceso de inscripción. También puedes añadir cualquier tipo de archivo.

Los archivos pueden ser descargados por los participantes desde la página de la actividad, así que recuerda adjuntar todos los documentos requeridos para la inscripción. Las imágenes se muestran en miniatura y pueden utilizarse para ilustrar la colección o proporcionar información (por ejemplo, póster de comunicación).

•  Información de contactos

Por defecto, esta información se rellenará con los datos de contacto del administrador que autentificó la cuenta del club con Stripe. Puedes cambiar esta información de contacto para incluir la de la persona responsable de la actividad.

Nota: Toda la información introducida en este paso aparecerá en la primera página de tu colecta.

Tarifas

Determina las diferentes tarifas para tu actividad :

Nota : Si esta actividad es la primera colección que creas, deberás seleccionar los parámetros de moneda y gestión de comisiones para tus colectas : más información.

Puedes limitar la cantidad que puede comprar cada participante para cada precio.

Por ejemplo, permitir que alguien pague sólo 2 comidas, o que compre sólo 3 entradas para un partido.

Formulario

Crea formularios para que los rellenen los participantes y acompañantes. El siguiente artículo te ayudará a crear tus formularios. : Crear y gestionar formularios

Métodos de pago

El pago único en línea está siempre activado para todos tus cobros.

También puedes ofrecer a tus participantes la opción de pagar en 3 plazos, con vencimientos a un mes vista desde la fecha del primer pago. Los 2 pagos siguientes se deducirán automáticamente de la tarjeta del miembro.

Por último, especifique si los miembros pueden utilizar un método de pago distinto de su tarjeta bancaria (por ejemplo, efectivo, cheque, o con un abono deportivo, etc.):

Difusión

En esta etapa final de la creación de tu actividad, decides cómo quieres distribuirla y hacer un seguimiento del número de participantes. Debes definir :

• El tipo de distribución:
  • Una colección pública será accesible a todos tus miembros pero también a personas ajenas al club que dispongan del enlace de acceso.
  • Una colección privada sólo será accesible a los miembros que hayas invitado a participar.
• El periodo de distribución:
  • Una colección sin periodo de difusión estará abierta indefinidamente desde el momento en que se ponga en línea.
  • Si establece fechas de inicio y/o fin, éstas definirán la fecha a partir de la cual los participantes tendrán acceso a la colección, así como la fecha a partir de la cual nadie podrá participar.
• Notificaciones:
  • Organizador: si activas estas notificaciones, recibirás un recordatorio en cuanto al menos una persona haya participado en la campaña de recaudación en el número de días especificado.
  • Participantes: si marca esta casilla, los miembros que haya invitado podrán recibir recordatorios automáticos varios días después de que la campaña de recaudación de fondos se haya puesto en línea.

Una vez que hayas rellenado todos los parámetros de tu recaudación, tu campaña estará lista para ponerse en marcha.

También puedes previsualizarla para comprobar qué información verán tus participantes.

Dependiendo de los ajustes de difusión que hayas elegido antes, puedes elegir si publicar o no tu actividad, invitar a los miembros o difundirla a través de un enlace.

Nota: antes de difundir tu actividad, asegúrate de haber autentificado tu cuenta con Stripe para poder cobrar los pagos.

Seguir los pagos de mis participantes y las respuestas al formulario

Desde la pestaña de participantes, realiza un seguimiento de los pagos efectuados por tus miembros, envía recordatorios y consulta los formularios cumplimentados.

Vista global

Desde esta vista, puede supervisar el estado de pago de tus participantes y el estado de tus formularios.

Puede invitar, reinvitar y eliminar a tus participantes de forma individual o colectiva, utilizando el botón de acciones agrupadas.

Todos los datos de esta tabla pueden ordenarse, filtrarse y exportarse para una gestión más detallada de su recaudación.

Para cada participante, puede ver los detalles de tus transacciones y tu formulario.

Respuesta al formulario

Esta pestaña contiene todos los formularios enviados por tus participantes. Muestra el número de participantes en tu actividad y te permite ver, editar, exportar y transferir datos según sea necesario.

Nota: la mención «Invitado de ...» aparece para cada formulario vinculado a un participante que haya efectuado el pago.

Por ejemplo: si Karim Bennatta ha seleccionado 3 tarifas, se asigna una a sí mismo y las otras 2 a Julien Fichon y Mohammed Sitri (véase la captura de pantalla anterior), que son por tanto invitados de Karim.

Transacciones

Aquí puedes ver todas las transacciones realizadas en nombre de tus participantes. Puede editar las transacciones registradas manualmente, pero no las transacciones con tarjeta de crédito.

Si es necesario, exporta todas las transacciones para integrarlas en tu programa de contabilidad.

¿Cuáles son las cuotas?

La gestión de actividades puede ser totalmente gratuita para tu club si cobras en euros o libras esterlinas: más información.

Si cobra en dólares estadounidenses, canadienses o francos suizos, se aplicarán cargos a todos los pagos en línea.