Cada nueva temporada está marcada por la gestión de las (re)inscripciones.
Un momento clave en todos los clubes, sabemos lo ocupada que puede ser esta época para los dirigentes.
Como administrador del club, puedes centralizar el seguimiento de las afiliaciones y recibir pagos de tus miembros.
Creo mi primera campaña de afiliaciones
Dentro de mi equipo/club, haz clic en la pestaña Colecta del menú principal para crear tu primera campaña. Luego elige Afiliaciones y sigue los distintos pasos.
Primer paso: Información
Debes especificar la siguiente información (obligatoria):
- Nombre de la afiliación
- Período de validez de la afiliación
Este último no es el tiempo durante el cual los participantes podrán pagar, sino el tiempo durante el cual tendrán acceso al servicio que mi club les vende.
Para completar este campo, puedo hacerme las siguientes preguntas, según mis necesidades: ¿Cuánto tiempo será válida la licencia de mi miembro? ¿Cuál es la duración de la estancia/del curso? ¿En qué fecha(s) tendrá lugar el torneo/el partido?
También puedes completar la información (opcional):
- Descripción
Este campo te permite proporcionar toda la información útil para la comprensión del proceso de inscripción para tus futuros miembros. También puedes agregar cualquier tipo de archivo.
Los archivos podrán ser descargados por los participantes desde la página de la afiliación, así que recuerda adjuntar todos los documentos necesarios para la inscripción (ej: reglamento del club para firmar y adjuntar al formulario). Las imágenes, en cambio, se muestran en miniatura y pueden servir para ilustrar la colecta o aportar información (ej: cartel de comunicación).
- Información de contacto
Por defecto, esta información se completará con los datos de contacto del administrador que autenticó la cuenta del club en Stripe. Puedes modificar estos datos para poner los del responsable de la afiliación.
NB: Toda la información proporcionada en este paso se mostrará en la primera página de tu colecta.
Segundo paso: Cuota
Si se trata de tu primera colecta, antes de crear tus tarifas, debes elegir la moneda en la que deseas recoger los pagos de tus miembros.
Atención: ya no podrás modificar esta moneda una vez hayas guardado tu elección.
Si eliges el Euro (€) o la Libra Esterlina (£), el parámetro de comisiones definido por defecto para esta colecta será el de la propina, no se aplicará ninguna comisión para tu asociación (podrás modificar este parámetro para tus otras colectas).
Si eliges el Dólar estadounidense ($US), el Dólar canadiense ($CA) o el Franco suizo (CHF), entonces deberás elegir el parámetro de comisión a aplicar por defecto a tus colectas (podrás modificar este parámetro para tus otras colectas).
Una vez que tu moneda y tus parámetros de comisión estén definidos, enumera las diferentes tarifas ofrecidas por tu club en la tabla de tarifas de la colecta.
Agrega tantos precios diferentes como sea necesario. Puedes tener una tarifa para los antiguos jugadores y otra para los nuevos, por ejemplo.
Tercer paso: Formulario
Crea formularios para que los miembros los completen, el siguiente artículo te acompaña para crear tus formularios: Crear y gestionar formularios
Desde el inicio del curso 2025, es posible configurar los formularios de los padres además de los formularios clásicos para vincular directamente los perfiles de los padres, a menudo pagadores, con los perfiles de sus hijos.
Para saber más: Padres de jugador - Completar el formulario de Padres en las colectas
Cuarto paso: Medios de pago
Existen varios medios de pago disponibles en las colectas de SportEasy:
El pago en línea en una sola vez
Está por defecto siempre activado para todas tus colectas.
Esta opción se puede activar haciendo clic en el botón correspondiente. Aparecerán varios pagos fraccionados con la opción por defecto de "3x a intervalos de 1 mes".
Las demás opciones por defecto son las siguientes:
| Fórmula | Frecuencia de los cobros | Duración total |
|---|---|---|
| 3 pagos | 1 por mes | 3 meses |
| 12 pagos | 1 por mes | 12 meses |
| 4 pagos | 1 por trimestre | 12 meses |
| 2 pagos | 1 por semestre | 12 meses |
Si ninguna de estas fórmulas se adapta a tus necesidades, puedes proponer otras opciones de fraccionamiento de pagos.
Entonces se te propondrá una lista de opciones, con fraccionamientos de 2 a 11 veces, con un intervalo de 1 a 6 meses entre los pagos.
Puedes seleccionar tantas opciones como desees proponer a tus participantes, ellos podrán luego seleccionar la que prefieran.
NB: Los pagos pueden repartirse como máximo en un periodo de 12 meses.
El primer pago será cobrado inmediatamente en el momento de la inscripción, luego los siguientes se debitarán automáticamente en las fechas previstas e indicadas en la lista de transacciones.
Pagos "offline" es decir, todos los medios de pago que no sean tarjeta bancaria (ej: efectivo, cheque, o incluso con pass sport...).
Este medio de pago es acumulable con el pago en línea. El participante podrá dividir el pago total pagando en línea en una o varias veces e indicando el resto del importe no pagado en línea.
Quinto paso: Difusión
En este último paso de la creación de tu afiliación, decide cómo deseas difundirla y seguir las participaciones. Debes definir:
-
El tipo de difusión:
Una colecta pública será accesible para todos tus miembros pero también para personas ajenas al club que dispongan del enlace de acceso.
Una colecta privada solo será accesible para los miembros que hayas invitado a participar.
-
El período de difusión:
Una colecta sin período de difusión estará abierta de forma indefinida desde su publicación.
Si fijas fechas de inicio y/o fin, estas definirán la fecha a partir de la cual los participantes tendrán acceso a la colecta así como la fecha a partir de la cual nadie podrá participar.
-
Las notificaciones:
Organizador: si activas estas notificaciones, recibirás un recordatorio en cuanto al menos una persona haya participado en la colecta en el intervalo de días indicado.
Participantes: si marcas esta casilla, los miembros que hayas invitado podrán recibir recordatorios automáticos varios días después de la publicación de la colecta.
Una vez que todos los parámetros de tu colecta estén completos, tu campaña estará finalmente lista para ser difundida.
De hecho, puedes previsualizarla para verificar la información que verán tus participantes.
⚠️ Antes de poder invitar a tus miembros a tus campañas de afiliación, debes autenticar tu cuenta añadiendo tu información bancaria.
Una vez que tu cuenta esté validada, puedes difundir directamente tu colecta mediante la invitación de miembros o compartiendo el enlace, según los parámetros de difusión que hayas elegido.
¿Qué información bancaria debo proporcionar?
Para garantizar la seguridad de tus transacciones financieras, SportEasy ha establecido una colaboración con Stripe.
La información bancaria es la proporcionada por el club.
1. Mi club ha validado su cuenta en Stripe:
Puedes crear tu campaña de afiliación. Los fondos irán a la cuenta bancaria que el club haya registrado en Stripe.
2. Mi club aún no ha validado su cuenta en Stripe:
Uno de los administradores del club debe validar este paso. La lista de documentos a proporcionar se detalla en el siguiente artículo: ¿Qué documentos debo proporcionar para autenticar mi cuenta?
⚠️ Solo podrás recoger pagos cuando Stripe haya validado tu cuenta.
¿Hay comisiones?
La gestión de las affiliaciones puede ser totalmente gratuita para tu club si cobras pagos en € o en £: más información.
Si cobras pagos en $US, $CA o CHF, se aplican comisiones a todos los pagos en línea: más información.
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