Fonctionnement de la MESSAGERIE : forum, discussion, notifications ... - 🖥️ 📱

Le système de messagerie de SportEasy est disponible sur l'application mobile (iOS et Android) ainsi que sur le site internet.

Vous pouvez l'utiliser dès lors que vous êtes membre (ou parent d'un membre) d'une équipe.

Cet article explicatif centralise tout ce que vous devez savoir sur le fonctionnement de la messagerie :

• Différence entre un forum d'événement et une discussion
• Envoyer un message à toute l'équipe (via une discussion)
• Envoyer un message spécifique à un événement (via un forum)
• Ajouter/Supprimer des membres dans une discussion
• Partager des documents (PDF, Excel, vidéos, photos, ...)
• Gérer ses préférences de notifications de nouveaux messages
• Supprimer un message, modérer les messages des membres
• Envoyer un message officiel à tous les adhérents du club (abonnement CLUB)

Différence entre un forum d'événement et une discussion

Vos messages peuvent être envoyés dans deux contextes différents :

• Message dans un forum d'événement
• Message dans une discussion

Il est important de comprendre cette différence, pour parfaitement communiquer avec les membres de votre équipe (ou de l'équipe de votre enfant).

Message dans un forum d'événement

A chaque fois qu'un événement est créé par un "coach" (et/ou un admin), un forum de discussion est automatiquement créé et associé à cet événement, peu importe le type d'événement : match amical, match de championnat, entraînement, tournoi, événement extra-sportif ...

Tous les membres de l'équipe (et leurs parents) peuvent consulter les messages échangés, ET envoyer des messages dans ce forum, même s'ils n'ont pas été convoqués pour participer à l'événement. Même les membres ayant un rôle "ami" ou "joueur occasionnel" peuvent consulter les messages de forum et en envoyer.

Ce forum est disponible depuis la page dédiée à l'événement, mais également dans l'onglet "Messagerie" du menu principal de votre équipe, aussi bien depuis l'app mobile que depuis le site internet SportEasy.

Important : Un forum dont l'événement est passé ET dans lequel aucun nouveau message n'est publié pendant 15 jours, est automatiquement archivé et n’apparaîtra plus dans votre onglet "Messagerie".

Ce forum reste accessible depuis la page de l'événement. Si jamais un nouveau message y est publié, le forum apparaîtra de nouveau dans l'onglet "Messagerie".

Message dans une discussion

Afin d'échanger des messages en dehors du cadre d'un événement, chaque membre peut décider de créer une discussion. Il peut ajouter et/ou supprimer n'importe quel autre membre de l'équipe dans cette discussion.

Les messages sont limités à 8000 caractères, au-delà, il sera nécessaire d'envoyer votre message en plusieurs parties. 

Un membre qui ne fait pas partie de la liste des participants de la discussion ne la verra pas apparaître dans son onglet messagerie, et ne pourra donc pas consulter et/ou envoyer des messages dans cette discussion.

Cette discussion sera donc uniquement visible par les participants, depuis l'onglet "Messagerie" du menu principal de votre équipe, aussi bien depuis l'app mobile que depuis le site internet SportEasy.

Important : Une discussion ne s'archive jamais automatiquement. Si vous voulez la voir disparaître de votre messagerie, il faudra qu'un administrateur de la discussion la supprime.

Envoyer un message à toute l'équipe (via une discussion)

Quel que soit votre rôle, "joueur", "coach" ou même "parent de joueur", vous pouvez très facilement envoyer un message à tout ou partie des membres de votre équipe, en dehors du cadre d'un événement, en créant une discussion dédiée.

Voici comment envoyer un message à toute votre équipe :

• depuis le site internet, avec un ordinateur 💻
• depuis l'app iOS 🍏
• depuis l'app Android 🤖

Important : Une discussion ne s'archive jamais automatiquement. Si vous voulez la voir disparaître de votre messagerie, il faudra qu'un administrateur de la discussion la supprime.

Site internet 💻

Pour lancer une discussion avec tout ou partie des membres de votre équipe, et ainsi pouvoir échanger des messages "privés" avec ces personnes depuis le site, il faut :

• Survoler le menu latéral gauche de votre écran et cliquer sur l'onglet "Messages"
• Cliquer sur le bouton en forme d'enveloppe pour créer une "Nouvelle discussion"
• Remplir le champ "Choisissez un ou des destinataires" avec le nom des membres de votre effectif auxquels vous souhaitez envoyer un message interne (en message privé donc). 
• Ajouter un titre, si besoin.

Enfin, il  ne vous reste plus qu'à écrire votre premier message, par exemple pour parler du paiement des cotisations, ou organiser une fête surprise pour l'anniversaire d'un joueur.

Vous pouvez décider de désactiver l'envoi automatique du message, lorsque vous cliquez sur la touche "Entrée" de votre clavier, à droite du bouton "Envoyer".

App mobile 

Pour lancer une discussion avec tout ou partie des membres de votre équipe, et ainsi pouvoir échanger des messages "privés" avec ces personnes depuis l'app mobile, rendez-vous sur l'onglet "Messagerie" en bas de l'écran, puis sur le "+" en haut à droite.   

Vous pouvez ensuite préciser le sujet de la discussion et sélectionner tout ou partie des membres qui doivent faire partie de la discussion.

Envoyer un message spécifique à un événement (via un forum)

Quel que soit votre rôle, "joueur", "coach" ou même "parent de joueur", vous pouvez très facilement envoyer un message "public" dans le forum d'un événement auquel votre équipe participe.

Voici comment envoyer un message dans un forum d'événement :

• depuis le site internet, avec un ordinateur 💻
• depuis l'app mobile 📱

Important : Un forum dont l'événement est passé ET dans lequel aucun nouveau message n'est publié pendant 15 jours, est automatiquement archivé et n’apparaîtra plus dans votre onglet "Messagerie".

Ce forum reste accessible depuis la page de l'événement. Si jamais un nouveau message y est publié, le forum apparaîtra de nouveau dans l'onglet "Messagerie".

Site internet 💻

Pour envoyer un message "public" aux membres de votre équipe, concernant un événement spécifique, il suffit de le rédiger dans le forum de l'événement.

Ce forum est disponible depuis la page dédiée à l'événement, mais également dans l'onglet "Messagerie" du menu principal de votre équipe, aussi bien depuis l'app mobile que depuis le site internet SportEasy.

App mobile 📱

Pour envoyer un message "public" aux membres de votre équipe, concernant un événement spécifique, il suffit de le rédiger dans le forum de l'événement.

Depuis la page de l'événement, cliquez sur l'onglet "Forum". 

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Ajouter/Supprimer des membres dans une discussion

Si vous êtes le créateur d'une discussion, ou bien si vous avez été nommé administrateur de la discussion, vous pouvez ajouter ou supprimer des participants de cette discussion à votre guise.

Voici comment faire dans le détail :

• depuis le site internet, avec un ordinateur 💻
• depuis l'app mobile 📱

Attention : Nous parlons ici uniquement du fonctionnement dans le cadre d'une discussion (hors-événement).

Sachez par ailleurs qu'il est impossible d'ajouter/supprimer des destinataires dans un forum d'événement car absolument tous les membres de l'équipe ont accès aux messages de ces forums. Le seul moyen d'empêcher un membre de consulter/répondre aux messages dans un forum et de les supprimer définitivement de l'équipe.

Site internet 💻

Rendez-vous dans la discussion, depuis l'onglet "Messages" du menu principal de l'équipe, puis :

• cliquez sur l'icône de gestion de la discussion
• cliquez sur "Ajouter des participants"

• Cliquez sur l'icône à droite du nom d'un participant, pour le "Supprimer de la discussion"

App mobile 📱

Rendez-vous dans la discussion, depuis l'onglet "Messagerie" du menu principal de l'équipe, puis :

• cliquez sur l'icône de paramètres ⚙️ de la discussion
• cliquez sur "Ajouter des participants"

 

• cliquez sur "Ajouter des participants" ou cliquez sur l'icône à droite du nom d'un participant, pour le "Supprimer de la discussion"

Partager des documents (PDF, Excel, vidéos, photos, ...)

Que ce soit dans un forum d'événement, ou dans une discussion, vous pouvez partager tous les types de documents via un message sur SportEasy.

Voici des exemples de formats de fichiers que vous pouvez partager : PDF, Excel, Word, Vidéos, Photos, ...

Attention : Évitez de partager des fichiers trop volumineux, notamment des vidéos trop longues (ex : plusieurs dizaines de minutes) ou de trop nombreuses photos.

SportEasy doit uniquement vous permettre de partager ponctuellement quelques fichiers importants pour votre équipe (ex : des fiches d'entraînement, une vidéo du plus beau but du match, quelques photos de la célébration de votre victoire). Si vous voulez partager et stocker des milliers de fichiers, il vaut mieux envisager d'utiliser un service de stockage tiers. 

Gérer ses préférences de notifications de nouveaux messages

Lorsqu'un nouveau message est ajouté à une discussion à laquelle vous participez, ou à un forum d'événement, vous êtes amené à recevoir une notification pour vous en informer.

Cette notification est catégorisée comme étant "mineure", contrairement à d'autres types de notifications qui sont "majeures".

Vous pouvez décidez de modifier vos préférences générales de notifications, pour plus ou moins recevoir ces notifications de nouveaux messages.

Vous pouvez aussi directement décider de mettre une discussion, OU un forum, en "Mode silencieux" pour ne plus être notifié des nouveaux messages qui lui sont associés.

Enfin vous pouvez décider de tout simplement "Quitter une discussion" (mais vous ne pouvez pas quitter un forum).

Pour cela il suffit de :

• cliquer sur l'icône de paramètres de la discussion
• cliquer sur "Mode silencieux", ou sur "Quitter la discussion"

Supprimer un message, modérer les messages des membres

En tant que membre de l'équipe, vous pouvez supprimer n'importe lequel de vos messages dans un forum d'événement ou dans une discussion à laquelle vous participez.

En tant que "coach" (et/ou administrateur) de l'équipe, vous pouvez supprimer n'importe quel message dans un forum d'événement ou dans une discussion à laquelle vous participez.

Pour cela, il suffit de :

• cliquer longuement sur ce message et de cliquer sur "Supprimer" (depuis l'app mobile)
• cliquer sur l'icône en forme de poubelle à côté du message (depuis le site internet)

Important :  Il est impossible de désactiver l'utilisation de la messagerie (que ce soit pour les forums ou les discussions). Si vous souhaitez modérer les propos de certains membres, vous devez donc supprimer leurs messages un par un. 

Il peut arriver qu'un membre continue d'écrire des messages intolérables, malgré vos nombreuses suppressions et/ou remontrances. Un membre qui se permet ce genre de comportement écrira les mêmes commentaires, peu importe l'outil de messagerie utilisé.

Nous vous encourageons à ne pas pénaliser toute l'équipe, en envisageant d'arrêter d'utiliser la messagerie SportEasy. Cela ne ferait que reporter le problème ailleurs.

Par contre, dans ce cas de figure, une solution radicale serait de supprimer le membre de l'équipe. Cela le pénalisera directement dans sa pratique sportive, car il ne pourra plus s'organiser via SportEasy. Peut-être que ça l'incitera à changer de comportement.

Envoyer un message officiel à tous les adhérents du club (abonnement CLUB)

Vous êtes un dirigeant de club, et vous voulez envoyer un message officiel à tout ou partie de vos adhérents, pour cela vous devez utiliser SportEasy en abonnement CLUB.

Découvrez comment envoyer un message officiel à tous les adhérents de votre club en cliquant ici.