Ajouter/inviter des membres à rejoindre votre CLUB - 🖥️

🏆 Fonctionnalité disponible en abonnement CLUB 🏆

Vous êtes administrateur de votre club, et vous vous demandez comment faire en sorte que tous vos adhérents rejoignent votre club sur SportEasy ? 

Vous avez trois solutions :

• Ajouter massivement vos membres - avec ou sans invitation - via un fichier Excel

• Inviter manuellement vos adhérents

• Laisser les coachs inviter leurs joueurs directement dans leur équipe avec les codes d'équipe

Une solution alternative est de créer une collecte d'adhésion et de transférer les données reçues via le formulaire dans le tableau des membres créant ainsi une base de données centralisée et mise à jour grâce à vos membres eux-mêmes ! Pour en savoir plus : Créer et gérer le formulaire d'adhésion à votre club sur SportEasy (voir article de FAQ dédié)

Ajouter massivement vos membres - avec ou sans invitation - via un fichier Excel

En tant qu'admin vous pouvez ajouter massivement tous vos membres pour organiser votre espace club avant de leur envoyer une invitation. 

1. Compléter et importer son fichier

   Pour cela, vous devez aller sur la page Membres de votre espace club et cliquer sur Importer un fichier avec vos membres 

2. Chargez votre fichier 

   Pour vous aider à construire vos fichiers de membres, ous avez la possibilité de télécharger un fichier type qui possède les colonnes de base pour la création d'une base de données de membre de Club.

3. Préparez mes données

Une fois votre fichier chargé, vous devez compléter les propriétés SportEasy et ainsi créer une correspondance avec les colonnes de votre fichier Excel. 

Attention : en cas de "colonne sans correspondance" ces informations ne seront pas créées dans votre espace club. 

4. Vérifier les données à importer

En cas d'erreur, le tableur vous montre les informations à corriger. Un menu déroulant affiche les erreurs critiques et les erreurs mineures.

Les profils ayant une anomalie ne seront pas enregistrés dans l'effectif.

Une fois l'import finalisé, vous recevez une email récapitulatif avec un potentiel rapport d'erreur si vous des données n'ont pas été importées. 

5. Inviter massivement les membres ajoutés

Dès que vous serez prêt à envoyer les invitations, vous n'aurez qu'à retourner sur la page Membres et cliquer sur l'enveloppe pour inviter tous les nouveaux membres. 

Ils sont facilement identifiables par la couleur bleue de la colonne email.

Inviter manuellement vos adhérents

1. Rendez-vous sur l'onglet Membres de votre menu de gestion de club (sur le site uniquement). 
2. Cliquez ensuite sur Ajouter un membre.

3. Sur la page suivante, vous devez lister les informations des membres que vous voulez ajouter. Ils recevront ainsi une invitation par email pour rejoindre le club.

Attention, une fois ces membres invités de cette façon, vous devez prendre le temps de les affecter dans leurs équipes respectives.

Laisser les coachs inviter leurs joueurs directement dans leur équipe avec les codes d'équipe

Cette approche responsabilise les coachs, et leur permet de prendre en main SportEasy s'ils ne connaissent pas encore l'app. Elle est expliquée en détail dans cet autre article tutoriel.

C'est sans doute la meilleure solution, si votre club utilise déjà SportEasy depuis plusieurs mois/saisons. Vous n'avez rien à faire en tant qu'admin du club. Cependant, vous pouvez gérer  l'accessibilité de ce mode d'invitation - les codes d'équipe - au sein de votre club. 

• Dans l'onglet Membre, dans les Paramètres, il faut sélectionner Gérer l'ajout des membres. 

   

  L'admin pourra choisir quel rôle peut avoir accès au lien et au code d'invitation pour toutes les équipes de son club. 

  

Il est désormais possible pour les admins et les coachs de générer un nouveau code d'invitation. 

• Les nouveaux liens et codes d'invitation générés rendront invalides les anciens mais n'impacteront pas l'effectif. 

  Sur ordinateur, il suffit d'aller dans une Equipe, dans l'onglet Effectif puis Ajouter un membre puis cliquer sur la typologie Partager le lien ou le code permettant de rejoindre l'équipe pour accéder à l'action de génération. 

  

  Sur l'app, il suffit d'aller dans l'onglet Membres puis cliquer sur + et cliquer sur l'action de génération.