Stocker les documents des membres de mon club - 🖥️

🏆 Fonctionnalité disponible sur le site internet pour les abonnements CLUB 🏆

En tant qu'administrateur de mon club, je souhaite joindre des documents au profil de mes membres.

Le profil d’un membre contient toutes les informations personnelles dont vous avez besoin dans le cadre de la gestion quotidienne de votre club.

Vous pouvez notamment y stocker des documents associés à vos membres.

📖 Sommaire :

• Créer une colonne de type "Fichier"

• Joindre un fichier sur le profil d'un membre
• Permettre à mes membres de joindre eux-mêmes un fichier
• Conserver les fichiers de mon archive de documents

Créer une colonne de type "Fichier"

Depuis le tableau de gestion des membres du club, rendez-vous dans l'édition des colonnes.

• Cliquez sur "Ajouter une colonne"
• Saisissez le nom de cette colonne (ex : Formulaire droit à l'image)
• Choisissez le type de champ "Fichier"
• La colonne s'affichera obligatoirement dans la catégorie "Documents"
• Cliquez sur "Ajouter"

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Joindre un fichier sur le profil d'un membre

Depuis le tableau de gestion des membres sur le web :

• Allez sur le profil d'un membre (en cliquant sur son nom)
• Cliquez sur l'onglet "Documents" de son profil
• Cliquez sur "Ajouter" dans la ligne du tableau correspondant au document que vous souhaitez ajouter (ex : Formulaire droit à l'image)
• Déposez votre fichier (de préférence au format PDF, JPG ou PNG)
• Modifiez éventuellement le nom du fichier déposé
• Cliquez sur "Valider"

NB : Vous pouvez pré-visualiser toutes les images au format JPG ou PNG ainsi que tous les fichiers au format PDF. Les autres types de fichiers sont supportés par SportEasy mais ne peuvent pas être visualisés dans l'application. Vous devrez les télécharger pour les consulter.

Permettre à mes membres de joindre eux-mêmes un fichier

Comme tout autre type de donnée concernant les membres de votre club, vous pouvez décider qui peut consulter, ajouter, modifier ou supprimer les fichiers sur leur profil personnel.

Rendez-vous de nouveau dans l'édition des colonnes :

• Cliquez sur l'onglet "Accès"
• Rendez-vous sur la colonne concernée (ex : Formulaire droit à l'image)
• Cliquez sur "Gérer les accès"

Dans la fenêtre qui s'ouvre, ajustez :

• l'affichage : dans quel espace va s'afficher le fichier
• la visibilité : qui peut voir le nom du fichier, le prévisualiser et le télécharger
• l'édition : qui peut ajouter et supprimer un fichier

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Le choix Affichage : "Toutes les équipes" permet d'afficher la colonne dans le tableau de gestion de l'effectif de chaque équipe du club. Vous pouvez également sélectionner "Une partie des équipes du club" pour sélectionner les équipes qui auront accès à cette colonne.

                       

Le choix Édition : "Le membre pour lui-même" permet à chaque membre de joindre son propre fichier dans la colonne concernée sur son profil. Si vous souhaitez restreindre l'ajout de fichiers uniquement aux coachs de vos équipes, sélectionnez "Coachs et joueurs-coachs".

NB : Un membre ne pourra jamais ajouter ou supprimer un fichier pour un autre membre (sauf s'il est coach ou admin). Cependant si vous sélectionnez Visibilité : "Tous les membres", alors tous les membres de l'équipe pourront consulter et télécharger les fichiers des autres membres.

Conserver les fichiers de mon archive de documents

L'archive de documents est une ancienne version de la gestion des fichiers sur SportEasy. Cette fonctionnalité ne correspondant pas à la majorité des usages de notre application, nous avons décidé de la désactiver pendant une période de transition, avant de la supprimer définitivement.

Vous retrouver d'abord cette archive dans le tableau de gestion des membres de votre club (par défaut, c'est la colonne la plus à droite du tableau).

Si vous aviez précédemment joint des fichiers au profil de vos membres, une icône "Documents" apparaît dans la cellule des membres en question. En survolant l'icône avec votre souris, vous pouvez voir le détail des fichiers présents dans l'archive de chaque membre.

Pour retrouver plus de détail sur les fichiers présents dans l'archive de documents, rendez-vous sur l'onglet Documents du profil de vos membres.

En-dessous de la section Documents, retrouvez la section Archive de documents dans laquelle sont stockés vos anciens fichiers. Vous pouvez les pré-visualiser ou les télécharger.

NB : Vous ne verrez pas apparaître l'archive de documents sur le profil d'un membre si vous n'y aviez jamais joint de fichier.

Comme indiqué dans le message d'alerte sur cette page, la section archive est amenée à disparaître tout comme les fichiers qu'elle contient.

Nous vous recommandons donc de télécharger vos fichiers pour les garder en votre possession.

Si vous souhaitez toujours stocker ces fichiers sur SportEasy, créez de nouvelles colonnes de type fichier et joignez vos fichiers dans les colonnes correspondantes pour chacun de vos membres.

NB : Dans le cas où vous auriez stocké le même type de fichier (ex : Formulaire de droit à l'image renseigné) pour un grand nombre de membres (ex : tous vos membres ont ce fichier sur SportEasy), contactez nous par mail à l'adresse [e-mail]. Notre équipe d'accompagnement vous aidera à transférer les fichiers existants dans une nouvelle colonne du tableau des membres de votre club.

Afin de réaliser ce transfert, nous aurons besoin de récupérer les informations suivantes :

• Nom de votre club
• Nom de la (ou des) nouvelle(s) colonne(s) à créer
• Nom des fichiers ou structure du nom de fichier (ex : Formulaire droit à l'image Nom Prénom 2023)
  
• Nombre de membres concernés
  

Nous ne prendrons en charge que les demandes impliquant le transfert de plus de 50 fichiers.